Расчетный лист можно отправить по электронке, но есть ограничения

Роструд не против, если работодатель передаст расчетный листок сотруднику в электронном виде. Но предупреждает, что есть ограничения.

Как выдавать расчетные листки: образцы для бухгалтера и сотрудника от Системы Главбух

Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» напоминает, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
• размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Отметим, что в ТК нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Работодатель вправе сам выбрать: на бумаге или в электронном виде.

Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Расчетные листки можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте организации, если такой есть. Минтруд не запрещает электронные методы выдачи (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Но теперь специалисты Роструда отметили, что не каждый способ выдачи электронных листков можно использовать. К примеру, направить его через мессенджеры, в частности, WhatsApp, нельзя. Такого способа просто нет в законодательстве.

Как выдаете листки сотрудникам – на бумаге или электронно, пропишите в одном из документов:

• трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда. Образец можно скачать в Системе Главбух.

С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК, письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Если решили выдавать расчетные листки электронно, попросите сотрудника написать заявление. Образец смотрите в Системе Главбух. В нем пусть укажет свой адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки.

Также попросите сотрудника подписать согласие на обработку его персональных данных. В расчетном листке – персональная информацию о сотруднике, которую просто так разглашать нельзя (ст. 88 ТК, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Вот готовый пример согласия сотрудника на обработку персональных данных от Системы Главбух.

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на вопросы о бухучете, налогах и отчетности вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.